Wir wechseln das Unternehmen, möchten einen drei Jahre alten Gehaltsabrechnungsnachweis für einen Kredit beantragen und stehen vor der Anmeldeseite von Arkevia, ohne zu wissen, welche Benutzerkennung wir verwenden sollen. Dieses Szenario betrifft alle Mitarbeiter, deren Arbeitgeber dieses digitale Tresor gewählt hat, um die Gehaltsabrechnungen zu digitalisieren.
Zu verstehen, wie der Zugang zu Ihrem Arkevia-Konto funktioniert und vor allem, wie man ihn langfristig aufrechterhält, verhindert viele Blockaden, wenn ein Dokument dringend benötigt wird.
Persönliche E-Mail-Adresse und Zugang zu Arkevia: Die Falle beim Verlassen des Unternehmens
Das häufigste Problem tritt nicht bei der Erstellung des Kontos auf, sondern Monate oder Jahre später, wenn man seinen Arbeitgeber verlässt. Wenn das Konto mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse aktiviert wurde, kann der Zugang zum Tresor nach der Deaktivierung dieses Postfachs unmöglich werden. Man verliert dann das Verfahren zur Zurücksetzung des Passworts, da der Wiederherstellungslink in ein Postfach gesendet wird, das nicht mehr existiert.
Die Lösung ist einfach, wird aber selten zum Zeitpunkt der Anmeldung erklärt: Geben Sie von Anfang an eine persönliche E-Mail-Adresse an. Wenn Sie Ihr Konto bereits mit einer Unternehmens-E-Mail aktiviert haben, ändern Sie diese in den Einstellungen Ihres Bereichs, solange Sie noch Zugriff darauf haben. Dies ist die einzige Maßnahme, die die Kontinuität Ihres Tresors nach einem Jobwechsel garantiert.
Für diejenigen, die eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung suchen, setzt die Möglichkeit, auf mein Arkevia-Konto zuzugreifen, voraus, dass Sie diese E-Mail-Adresse und das zugehörige Passwort zur Hand haben. Ohne diese beiden Elemente bleibt das Wiederherstellungsverfahren die einzige Möglichkeit.
Anmeldung zum MyArkevia-Konto: Was wirklich blockiert
Die Anmeldeseite von MyArkevia verlangt eine Benutzerkennung (Ihre E-Mail) und ein Passwort. Bis hierhin ist nichts Überraschendes. Problematisch ist der zusätzliche Geheimcode, der für bestimmte sensible Aktionen wie den Gruppendownload oder die Änderung persönlicher Informationen erforderlich ist.
Dieser Geheimcode wird vom Benutzer bei der ersten Aktivierung des Kontos festgelegt. Es handelt sich nicht um das Hauptpasswort. Oft wird er mit diesem verwechselt, was zu wiederholten Blockaden führt. Wenn Sie ihn vergessen haben, kann die Zurücksetzung direkt über das Portal erfolgen, über den entsprechenden Abschnitt auf der Anmeldeseite.
Konto nach mehreren Versuchen gesperrt
Nach mehreren falschen Eingaben des Passworts oder des Geheimcodes wird das Konto vorübergehend gesperrt. Keine Panik: Es genügt, ein paar Minuten zu warten oder eine Zurücksetzung per E-Mail zu initiieren. Die Rückmeldungen variieren hinsichtlich der genauen Entsperrzeit, aber das Verfahren per E-Mail bleibt das zuverlässigste.
Einige Überprüfungen, die Sie vor der Kontaktaufnahme mit dem Support durchführen sollten:
- Bestätigen Sie, dass die verwendete E-Mail-Adresse tatsächlich mit dem Konto verknüpft ist (persönlich oder geschäftlich, je nachdem, was bei der Aktivierung angegeben wurde).
- Überprüfen Sie den Spam-Ordner oder den „Werbe“-Ordner Ihres Postfachs: Die E-Mails zur Zurücksetzung von Arkevia landen dort regelmäßig.
- Stellen Sie sicher, dass der Browser kein altes Passwort über die automatische Eingabe vorausgefüllt hat, was den Anmeldeversuch verfälscht.
Aufbewahrung der Gehaltsabrechnungen auf Arkevia: Tatsächliche Dauer und Verpflichtungen
Arkevia hebt hervor, dass eine Aufbewahrung der Dokumente für 50 Jahre oder bis zum 75. Lebensjahr des Inhabers erfolgt. Das ist ein starkes Argument, aber man muss es im rechtlichen Rahmen betrachten, um zu verstehen, was es konkret bedeutet.
Auf der Arbeitgeberseite überschreitet die Verpflichtung zur Aufbewahrung einer Kopie der Gehaltsabrechnung nicht einige Jahre, je nach den Vorschriften. Auf der Arbeitnehmerseite gibt es seit dem Dekret vom 4. Dezember 2019 keine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrungsdauer, die dem Arbeitnehmer selbst auferlegt wird. Experten empfehlen dennoch, die Gehaltsabrechnungen während der gesamten Karriere aufzubewahren, insbesondere für die Berechnung der Rentenansprüche.
Der Arkevia-Tresor übernimmt die Verantwortung für diese lange Dauer. Ihr Bereich bleibt auch nach Ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen zugänglich, vorausgesetzt, die zugeordnete E-Mail-Adresse ist weiterhin gültig (siehe vorherigen Abschnitt). Der Arbeitgeber kann Ihre Dokumente nicht löschen oder Ihren persönlichen Zugang sperren.
Recht auf Widerspruch gegen die Digitalisierung
Seit dem Arbeitsgesetz vom 8. August 2016 kann der Arbeitgeber die Gehaltsabrechnungen standardmäßig elektronisch übermitteln. Der Arbeitnehmer hat jedoch jederzeit ein Recht auf Widerspruch, ohne eine Begründung angeben zu müssen. Konkret genügt eine einfache schriftliche Anfrage, um zum Papierformat zurückzukehren. Dieses Recht wird in den Benutzerhandbüchern für digitale Tresore selten hervorgehoben, existiert aber und bleibt auf jede zukünftige Gehaltsabrechnung anwendbar.
Sicherheit der Daten und RGPD-Konformität in Ihrem Arkevia-Bereich
Die in Arkevia gespeicherten Dokumente profitieren von einer AES-256-Verschlüsselung, die dem Standard entspricht, der von Bankinstituten verwendet wird. Der Zeitstempel jeder Ablage garantiert die Integrität der Datei: Jede nachträgliche Änderung würde erkannt, was den Dokumenten eine rechtlich durchsetzbare Wertigkeit im Falle eines Streits verleiht.
Die RGPD-Konformität verpflichtet den Betreiber des Tresors, personenbezogene Daten nur im Rahmen des durch die Zustimmung des Inhabers definierten Rahmens zu verarbeiten. Praktisch bedeutet dies, dass weder der Arbeitgeber noch ein Drittanbieter den Inhalt Ihres Bereichs ohne Ihre ausdrückliche Genehmigung einsehen kann.
Es können auch persönliche Dokumente im Tresor hinzugefügt werden (Verträge, Bescheinigungen, Kontoauszüge). Der Bereich ist nicht auf die von dem Arbeitgeber gesendeten Gehaltsabrechnungen beschränkt. Dies verwandelt Arkevia in ein zentrales Archiv, solange die zugewiesene Speicherkapazität des Kontos nicht überschritten wird.
Der Punkt, den Sie beachten sollten, bevor Sie diesen Tab schließen: Überprüfen Sie jetzt, ob Ihr Arkevia-Konto mit einer persönlichen E-Mail-Adresse verknüpft ist. Dies ist die einzige Maßnahme, die den Zugang zu Ihren Dokumenten langfristig wirklich sichert, weit über die Verschlüsselung oder die Zertifizierung des Tresors selbst hinaus.