We veranderen van bedrijf, we willen een loonstrook van drie jaar oud ophalen voor een leningdossier, en we staan voor de inlogpagina van Arkevia zonder te weten welke identificatie we moeten gebruiken. Dit scenario betreft alle werknemers wiens werkgever deze digitale kluis heeft gekozen om de loonstroken te digitaliseren.
Begrijpen hoe de toegang tot uw Arkevia-account werkt, en vooral hoe u deze op lange termijn kunt behouden, voorkomt veel blokkades op het moment dat een document dringend wordt.
Persoonlijk e-mailadres en toegang tot Arkevia: de valstrik bij vertrek uit het bedrijf
Het meest voorkomende probleem doet zich niet voor bij het aanmaken van het account, maar maanden of jaren later, wanneer men zijn werkgever verlaat. Als het account is geactiveerd met een professioneel e-mailadres, kan de toegang tot de kluis onmogelijk worden na de deactivatie van deze e-mail. Men verliest dan de procedure voor het opnieuw instellen van het wachtwoord, aangezien de herstel-link naar een mailbox gaat die niet meer bestaat.
De oplossing is eenvoudig maar zelden uitgelegd op het moment van inschrijving: vul vanaf het begin een persoonlijk e-mailadres in. Als u uw account al met een bedrijfs-e-mail hebt geactiveerd, wijzig deze dan in de instellingen van uw ruimte zolang u daar nog toegang toe heeft. Dit is de enige handeling die de continuïteit van uw kluis garandeert na een functiewisseling.
Voor degenen die op zoek zijn naar een gedetailleerde stap-voor-stap gids, de mogelijkheid om toegang te krijgen tot mijn Arkevia-account veronderstelt dat u dit e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord bij de hand heeft. Zonder deze twee elementen blijft de herstelprocedure de enige optie.
Inloggen op het MyArkevia-account: wat echt blokkeert
De inlogpagina van MyArkevia vraagt om een identificatie (uw e-mail) en een wachtwoord. Tot nu toe is er niets verrassends. Wat problemen veroorzaakt, is de aanvullende geheime code, die vereist is voor bepaalde gevoelige acties zoals het groepsdownloaden of het wijzigen van persoonlijke gegevens.
Deze geheime code wordt door de gebruiker vastgesteld bij de eerste activatie van het account. Het is niet hetzelfde als het hoofd wachtwoord. Men verwart het vaak met dit laatste, wat leidt tot herhaalde blokkades. Als u het bent vergeten, kan de reset rechtstreeks vanaf het portaal worden uitgevoerd, via de speciale sectie op de inlogpagina.
Account geblokkeerd na meerdere pogingen
Na meerdere onjuiste invoeren van het wachtwoord of de geheime code, wordt het account tijdelijk vergrendeld. Geen paniek: het is voldoende om een paar minuten te wachten of een reset via e-mail te starten. De reacties variëren over de exacte ontgrendelingsperiode, maar de procedure via e-mail blijft de meest betrouwbare.
Enkele controles die u moet uitvoeren voordat u contact opneemt met een ondersteuning:
- Bevestig dat het gebruikte e-mailadres inderdaad dat van het account is (persoonlijk of professioneel, afhankelijk van wat is ingevuld bij de activatie).
- Controleer de spam of de map “promoties” van de e-mail: de Arkevia-reset-e-mails komen daar regelmatig terecht.
- Zorg ervoor dat de browser geen oud wachtwoord automatisch heeft ingevuld, wat de inlogpoging verstoort.
Bewaring van loonstroken op Arkevia: werkelijke duur en verplichtingen
Arkevia benadrukt een bewaring van documenten gedurende 50 jaar of tot de 75 jaar van de houder. Dit is een sterk argument, maar het moet in de wettelijke context worden geplaatst om te begrijpen wat dit concreet inhoudt.
Wat de werkgever betreft, de verplichting om een kopie van de loonstrook te bewaren, overschrijdt niet enkele jaren volgens de teksten. Wat de werknemer betreft, sinds het decreet van 4 december 2019, bestaat er geen wettelijke verplichting meer voor de werknemer zelf om een bepaalde bewaartijd aan te houden. Deskundigen raden echter aan om de loonstroken gedurende de hele loopbaan te bewaren, met name voor de berekening van de pensioenrechten.
De Arkevia-kluis neemt het over voor deze lange duur. Uw ruimte blijft toegankelijk, zelfs na uw vertrek uit het bedrijf, op voorwaarde dat het gekoppelde e-mailadres nog steeds geldig is (zie de vorige sectie). De werkgever kan uw documenten niet verwijderen of uw persoonlijke toegang afsluiten.
Recht van verzet tegen digitalisering
Sinds de Arbeidswet van 8 augustus 2016 kan de werkgever de loonstroken standaard elektronisch verstrekken. De werknemer behoudt echter een recht van verzet op elk moment, zonder dat hij een rechtvaardiging hoeft te geven. Concreet is een eenvoudig schriftelijk verzoek voldoende om terug te keren naar het papieren formaat. Dit recht wordt zelden benadrukt in de gebruiksgidsen van digitale kluizen, maar het bestaat en blijft van toepassing op elke toekomstige loonstrook.
Gegevensbeveiliging en GDPR-naleving op uw Arkevia-ruimte
De documenten die in Arkevia zijn opgeslagen, profiteren van AES-256-encryptie, wat overeenkomt met de standaard die door bankinstellingen wordt gebruikt. De tijdstempel van elke opslag garandeert de integriteit van het bestand: elke latere wijziging zou worden gedetecteerd, wat de documenten een juridische waarde geeft die kan worden ingeroepen in geval van geschil.
De GDPR-naleving verplicht de operator van de kluis om persoonsgegevens alleen te verwerken binnen het kader dat is gedefinieerd door de toestemming van de houder. In de praktijk betekent dit dat noch de werkgever, noch een derde partij de inhoud van uw ruimte kan raadplegen zonder uw expliciete toestemming.
U kunt ook persoonlijke documenten aan de kluis toevoegen (contracten, attesten, afschriften). De ruimte is niet beperkt tot alleen de loonstroken die door de werkgever zijn verzonden. Dit transformeert Arkevia in een gecentraliseerd archief, op voorwaarde dat de toegewezen opslagcapaciteit van het account niet wordt overschreden.
Het punt om te onthouden voordat u dit tabblad sluit: controleer nu of uw Arkevia-account is gekoppeld aan een persoonlijk e-mailadres. Dit is de enige actie die de toegang tot uw documenten op lange termijn echt beveiligt, ver voorbij de encryptie of de certificering van de kluis zelf.